以前、こんな本を読んだ。
朝、娘と今日の予定を話し合っている時に、「会議多いね〜」という指摘をもらいつつ、なぜ会議が多くて長いのか、という話をし本書の内容にも触れる。
30分で終わる会議というのは、材料が出尽くしていて「決めるだけ」になっているからだと、本書を読んで思ったものである。
会議時間は短いが、その前後がきっと大変なんだろうなと。
そして、トヨタがこんなことができるのは、もちろん会社全体の風土にもよるけれど、社員一人一人が優秀だからなんだよね。
普通の会社で担当者に会議資料を作らせると、まずノーチェックで出せるものは出てこない。
一応チェックしたとしても、経営陣から思いもよらないアプローチのツッコミや意見が飛んできて、「いやそれは」から、ああでもないこうでもない、が始まる。
そりゃお前のレベルが低いんやろ、とのご指摘は甘んじて受けとめるしかないが、決めるだけの30分会議に持って行くためには、起案者側が経営レベルで論点を整理できなければ成立しないと思う。
なので、緩やかにメンバー招集し、少しでも関係しそう・居たほうが良さそうな人達がゾロゾロ集まり、情報が共有され、質疑応答が続き、アイデアが出され、皆で推敲し、なんとなく結論と各人のタスクが決まり、次回の予定とアジェンダを決めて解散するのである。
そうすれば、論点の抜け漏れも少ないし、情報共有と合意形成の手間は少ないし、資料作りのパワーもそれほど必要ない。
で、デメリットが多くて長い会議、ということになる（あと、資料を準備する担当者が事前に考え抜かないので、育成のスピードが遅くなるかも）。
メリット・デメリットを踏まえ、日本のほとんどの会社で多くて長い会議を選択してるということじゃないかなぁ。
悩ましいね。
まぁ、ご参考ということで。
